Verwaltung ohne Aktenberge

Bis Ende 2022 müssen alle Verwaltungsleistungen online angeboten werden - so steht es im Onlinezugangsgesetz. Die Landkreisverwaltungen sind digital schon gut aufgestellt, sprechen aber von einer großen Herausforderung.
Beim Landkreis Rotenburg geht digital schon einiges, bestätigt Sprecherin Christine Huchzermeier. Unter anderem vieles rund um die Kfz-Zulassung, im Bereich der Abfallwirtschaft oder bei diversen Anträgen, die Leistungen des Jobcenters betreffen. Zudem gibt es ein Bürgerinformationssystem für die Sitzungen der Kreistagsgremien, ein Onlinetool für Beschwerden und Anregungen, eine Landkreis-App und auch viele Beratungen werden online angeboten. Ein Online-Bewerberportal befindet sich gerade in der Startphase.
Der Landkreis ist zudem mit allen 13 Rathäusern sowie allen neun kreiseigenen Schulen über eine Gigabitverbindung zukunftssicher verbunden. Außerdem sind rund 1.000 Arbeitsplätze mit „Virtuellen Desktops“ ausgestattet und können mit zugeordneten Scannern, Kopierern, Faxgeräten sowie dem Rechenzentrum kommunizieren.
 
Papierakten verschwinden
 
In Teilbereichen sind die Papier-Akten als eAkte voll digitalisiert (z.B. Bußgeldstelle, Personalakten, Finanzbereich, Abfallwirtschaft, Jobcenter) und werden auch nur noch digital geführt. Nach und nach sollen alle Akten digitalisiert werden. Ein Großteil der Eingangspost wird durch leistungsfähige Großscanner eingescannt und den Fachämtern digital zur Verfügung gestellt. Teile der Ausgangspost werden digital versendet und je nach Wunsch in Papierform oder digital zugestellt.
Zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes seien zudem die online Terminvereinbarung für das Jobcenter, Unterhaltvorschusszahlung beim Jugendamt und der Auf- und Ausbau einer gemeinsamen Portallösung mit den Gemeinden in Arbeit. Verschiedene Online-Kurse und Beratungen, die erst in der Corona-Pandemie entwickelt wurden, sollen auch zukünftig weiter bestehen bleiben, da sie so gut angenommen worden seien, sagt Huchzermeier.
Seit Anfang 2020 gibt es beim Landkreis Rotenburg das Amt für Digitalisierung und IT unter der Leitung von Dr. Emese Stauke mit derzeit 20 Mitarbeiter:innen. Ob bis 2022 aber tatsächlich alle Leistungen auch digital angeboten werden können, lasse sich nicht sagen, so Huchzermeier. Teilweise müssten dafür nötige Softwaresysteme noch angepasst oder gar entwickelt werden.
 
Für digitale Kommunikation werben
 
In der Verwaltung des Landkreises Osterholz spielt das Thema Digitalisierung bereits seit 2006 eine immer größere Rolle. Schon damals sei es beispielsweise möglich gewesen, den Parkausweis für Schwerbehinderte online zu beantragen, sagt Jana Lindemann auf Anzeiger-Nachfrage.
Aktuell stehe auf der Agenda, digitale Infrastrukturen wie beispielsweise E-Antragsverfahren, E-Payment und ein Geodatenportal zur Nutzung für die Bürger:innen bereit zu stellen und aktiv für eine digitale Kommunikation mit der Kreisverwaltung zu werben. In diesem Zuge wurden mittlerweile weitere Leistungen online abgebildet und online-Bezahlmöglichkeiten eingerichtet.
Die Angebote würden von den Bürger:innen unterschiedlich wahrgenommen, so Lindemann. Viele Anliegen würden weiterhin gerne persönlich oder telefonisch vorgetragen, da sie beispielsweise im Falle der Kfz-Online-Zulassung auch zeitlich schneller persönlich erfolgen könnten. Auch während der Corona-Pandemie sei die Kreisverwaltung jederzeit nach entsprechender Terminvereinbarung erreichbar gewesen. Online-Dienste seien kaum spürbar mehr in Anspruch genommen worden.
 
Digitaler Schub durch die Pandemie
 
Dennoch habe die Corona-Pandemie der Digitalisierung der Verwaltung insgesamt einen enormen Schub beschert – insbesondere was die internen Prozesse, wie die digitale Aktenführung und Posteingangsdigitalisierung betreffe. Im Hinblick auf die Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes müssten beim Landkreis bis Ende 2022 ungefähr 300 Dienstleistungen online angeboten werden. „Das ist eine große Herausforderung“, sagt Jana Lindemann. Verschiedenste Softwaresysteme müssten auf sicherem Wege miteinander kommunizieren, damit beispielsweise Anträge über ein Smartphone gestellt und automatisiert ins Fachverfahren sowie in die digitale Akte übernommen werden könnten.
Um das Thema Digitalisierung geht es auch in unsere Serie „Die wichtigsten Fragen zur Bundestagswahl“ auf Seite ?