Gehaltsabrechnungen: So wichtig sind sie für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Die meisten Menschen gehen arbeiten, um Geld zu verdienen und ihren Lebensunterhalt zu bestreiten. Das entsprechende Gehalt wird in den meisten Fällen einmal monatlich, oft zum Monatsanfang, ausbezahlt. Dazu gibt es eine aktuelle Gehaltsabrechnung. Hilfe neim Erstellen gibt es etwa unter gehaltsabrechnungs-software.de. In diesem Dokument werden alle relevanten Daten rund um die Lohnzahlung aufgeführt. Dazu gehören zunächst die persönlichen Daten des Angestellten, ebenso wie die Anschrift und Kontaktdaten des Arbeitgebers. Dann werden die geleisteten Arbeitsstunden im betreffenden Monat aufgelistet, zusammen mit dem vereinbarten Stundenlohn. Auch Sonderzahlungen wie etwa Nacht- oder Wochenendzuschläge müssen an dieser Stelle genannt werden. Dazu kommen die durch Steuern entstandenen Abzüge. Das Gehalt wird sowohl brutto als auch netto genannt. Die Gehaltsabrechnung kann dem Angestellten per Post, persönlich oder auch per E-Mail zugestellt werden. Es lohnt sich, jeden Monat einen Blick auf das Dokument zu werfen. Sollten sich hier Fehler eingeschlichen haben oder es zu unerwarteten Abweichungen kommen, ist es für Arbeitnehmer ratsam, schnell zu reagieren. Ansprechpartner ist in diesem Fall sowie bei allen weiteren Fragen rund um die Gehaltsabrechnung die Buchhaltung des Unternehmens. Zunächst einmal kann aber auch der direkte Vorgesetzte kontaktiert werden, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Gehaltsabrechnungen sollten gut aufbewahrt werden

Nach dem Erhalt der Abrechnung ist es wichtig, dass diese sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer angemessen aufbewahrt wird. Für Unternehmen besteht eine Aufbewahrungspflicht, damit die gezahlten Löhne und geleisteten Stunden bei Bedarf auch im Nachhinein nachvollzogen werden können. Aber auch Arbeitnehmer sollten das Dokument nicht einfach wegwerfen, selbst wenn alle Angaben der Richtigkeit entsprechen und das Gehalt längst auf dem Konto angekommen ist. Unter anderem werden Gehaltsabrechnungen für die alljährliche Lohnsteuererklärung benötigt. Sie müssen beim Finanzamt eingereicht werden, um die Höhe der Steuerrückzahlung ermitteln zu können. Grundsätzlich raten Experten dazu, Lohnabrechnungen mindestens sechs Jahre lang aufzuheben, auch wenn diese bereits der Finanzbehörde vorliegen. Aber nicht nur für das Finanzamt und die Steuererklärung kann die Gehaltsabrechnung entscheidend sein. Sollen zum Beispiel Leistungen wie Wohngeld oder aufstockendes ALG II beantragt werden, sind auch hierzu Einkommensnachweise erforderlich. Anhand des Verdienstes der letzen Monate kann ermittelt werden, inwiefern und in welcher Höhe ein Anspruch auf finanzielle Beihilfe vom Staat besteht. Dies ist auch der Fall, wenn eine Arbeitslosigkeit eintritt und der Bezug von ALG I erfolgen soll. Die Abrechnungen können in Papierform oder auch digital aufbewahrt werden. Ideal ist es, beide Varianten zu nutzen, um immer auf der sicheren Seite zu sein: Eine Kopie in Papierform im eigenen Aktenschrank sowie ein Scan der Abrechnung auf dem Computer oder in der Cloud sind die beste Alternative. Liegen die Dokumente dem Arbeitnehmer dennoch nicht mehr vor, besteht die Möglichkeit, diese beim Arbeitgeber anzufordern. Das gilt auch, wenn das Arbeitsverhältnis bereits beendet ist.